Pergunta seca, e vale responder antes de continuar lendo: o e-mail do último funcionário que saiu da sua empresa ainda abre?
A maioria dos donos não sabe. E não saber é o esperado — porque este é um daqueles defeitos que não avisam. Backup que não restaura não avisa. Redundância que nunca foi testada não avisa. Conta de ex-funcionário que continua ativa também não avisa: ninguém abre chamado por acesso que funciona.
Só se descobre quando já virou outra coisa.
Os nove lugares onde o acesso costuma sobreviver
A conversa sobre desligamento quase sempre para no e-mail. O e-mail é o item mais fácil de lembrar e o menos perigoso da lista.
- E-mail corporativo. O único que todo mundo lembra — e mesmo assim, muitas vezes, apenas suspenso e não encerrado.
- Acesso remoto e VPN. Quem trabalhou de casa tem o perfil salvo no computador pessoal. A lista de usuários de acesso remoto raramente é revisada.
- Sistemas da empresa. Gestão, financeiro, prontuário, sistema acadêmico, controle de estoque. Cada um com cadastro próprio, cada um esquecido separadamente.
- Wi-Fi com senha compartilhada. O mais esquecido de todos, e o mais direto: se a rede tem uma senha só, ela está gravada no celular de quem saiu. Nada muda no dia do desligamento.
- Contas de nuvem de terceiros. Pacotes de escritório, armazenamento, ferramenta de projeto. Todas cobradas por usuário — inclusive pelo usuário que não trabalha mais ali. Este item aparece na fatura antes de aparecer na consciência de alguém.
- Grupos de mensagem. É onde circula pedido, preço, reclamação de cliente e a conversa que ninguém gostaria de ver fora de casa.
- Senhas salvas no navegador. Do computador que a pessoa devolveu — e, com mais frequência do que se admite, do computador que ela não devolveu.
- Contas compartilhadas. O endereço do financeiro, o usuário administrador, a senha do roteador que "todo mundo sabe". Contas sem dono não podem ser desligadas, porque desligar quebra o trabalho de alguém.
- Acesso físico. Chave, crachá, digital cadastrada na fechadura. Some do processo de TI porque nunca esteve nele.
O erro da entrada, que é o oposto e custa mais caro
Se a saída erra por esquecimento, a entrada erra por pressa, e a frase que resume é conhecida: copia o acesso do fulano.
Parece prático. É como uma empresa inteira vira administradora de tudo. Cada novo funcionário herda as permissões acumuladas de quem já estava lá, ninguém nunca retira nada, e em dois anos o estagiário enxerga o financeiro sem que jamais tenha havido uma decisão de que ele deveria enxergar.
O nome técnico é acúmulo de privilégio. O nome prático é: quando vazar, vaza tudo, porque todo mundo tinha acesso a tudo.
A conta compartilhada é o nó, e ela não se desata sozinha
Repare que quatro dos nove itens da lista acima têm a mesma raiz: conta que não tem dono. A senha do Wi-Fi que todo mundo sabe, o endereço do financeiro que três pessoas acessam, o usuário administrador do sistema, a senha do roteador anotada num papel dentro da gaveta.
Conta compartilhada não pode ser desligada, e é por isso que ela nunca é. Desligar quebra o trabalho de alguém — de várias pessoas, aliás, e ninguém sabe exatamente de quem. Então a empresa faz o único movimento possível: não mexe. E o acesso segue vivo.
Há um efeito colateral que costuma passar despercebido e é o mais caro deles: com conta compartilhada, o registro de acesso não serve para nada. Saber que "o usuário financeiro entrou às 22h de sábado" não responde à pergunta que importa, que é quem. Sem nome, o registro vira um número sem utilidade — para investigar um incidente, para responder a uma auditoria e para resolver uma dúvida interna.
A saída não é heroica: é acesso individual. Cada pessoa com o próprio usuário, incluindo a rede sem fio, que tem norma própria para isso desde muito antes de o assunto virar moda. Custa mais no dia da configuração e devolve o custo na primeira vez que alguém precisa desligar uma pessoa sem parar o resto da empresa.
Por que isso deixou de ser só um descuido
Acesso indevido a dado pessoal depois do desligamento é incidente de segurança, e a empresa responde por ele. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais atribui a quem trata o dado o dever de adotar medidas técnicas de proteção e de comunicar incidente que possa gerar risco relevante às pessoas envolvidas.
Não somos escritório de advocacia e não é disso que estamos falando. O que entregamos é a medida técnica — o controle de acesso por pessoa e o registro de quem acessou o quê. A leitura jurídica é do advogado da sua empresa. Mas vale saber que a pergunta "quem tinha acesso a esse arquivo em março?" pode chegar, e que a resposta precisa ser uma consulta, não um susto.
A lista de saída, para copiar e usar
Feche no mesmo dia, e de preferência antes da conversa de desligamento:
- encerrar (não apenas suspender) e-mail, e redirecionar as mensagens para o gestor da área;
- remover o usuário do acesso remoto e conferir a lista inteira, não só aquele nome;
- percorrer cada sistema com cadastro próprio — a lista dos sistemas precisa existir antes, escrita;
- trocar toda senha compartilhada que a pessoa conhecia, incluindo a do Wi-Fi e a do roteador;
- remover das contas de nuvem contratadas por usuário, o que também para de custar;
- tirar dos grupos de mensagem;
- recolher e apagar o equipamento, limpando as senhas salvas no navegador;
- recolher chave, crachá e digital;
- registrar a data em que cada item foi fechado — é esse registro que responde à pergunta difícil seis meses depois.
A lista de entrada, que é mais curta e evita a maior parte do problema
- criar acesso a partir do cargo, nunca copiando de uma pessoa;
- usuário individual em tudo — inclusive na rede sem fio;
- conceder o mínimo necessário e ampliar quando fizer falta, que é o contrário do costume;
- anotar, no dia da contratação, tudo o que foi concedido: é essa anotação que vira a lista de saída no futuro.
O ponto
O problema aqui nunca foi a pessoa que saiu. Foi o processo que não existia — e processo é a parte barata: uma lista escrita, acesso individual em vez de senha coletiva, e registro de quem acessou o quê.
Se você não sabe responder à pergunta do começo do texto, essa é a informação mais útil que este artigo entrega. A gente faz esse levantamento sem custo e devolve a lista do que ainda está aberto — inclusive as contas de nuvem que continuam sendo cobradas.
Relacionado: controle de acesso por pessoa e hierarquia e documentação de rede, que é o que faz a lista de sistemas existir antes de alguém precisar dela.
Perguntas frequentes
Basta desativar o e-mail quando alguém sai?
Não. O e-mail é a única coisa de que todo mundo lembra, e mesmo ele muitas vezes fica apenas suspenso. Sobram acesso remoto, sistemas próprios com cadastro separado, contas de nuvem contratadas por usuário, grupos de mensagem, senhas salvas no navegador e a senha do Wi-Fi, que continua no celular da pessoa.
A senha do Wi-Fi é compartilhada. Demitir tira esse acesso?
Não tira. Se a rede usa uma senha única para todo mundo, o desligamento não muda nada: a senha está gravada no aparelho da pessoa. Só a autenticação por pessoa — cada um com o próprio usuário — faz o desligamento valer também na rede sem fio.
Isso é um problema de confiança nas pessoas?
Não é. A esmagadora maioria dos casos é esquecimento administrativo, não má-fé. O vilão aqui é o processo que não existe, e é ele que se conserta. Tratar ex-funcionário como suspeito é injusto e não resolve o problema.
E na contratação, qual é o erro equivalente?
Copiar o acesso de outra pessoa. É assim que cada novo funcionário herda permissões acumuladas de quem já estava lá, e em dois anos meio escritório enxerga o financeiro. O nome disso é acúmulo de privilégio, e ele começa no primeiro dia.
